Informace o zpracování osobních údajů na Obecním úřadě Librantice

Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme, že v souvislosti s vedením agend Obecního úřadu provádíme zpracování vašich osobních údajů.

1. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je Obecní úřad Librantice, Librantice 80, 503 46.
Kontaktní údaje Pověřence pro ochranu osobních údajů jsou: Ing. Petr Štochl, poverenec@sluzby-gdpr.cz.      

2. Tabulka zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů

Účel zpracování

Kategorie osobních údajů

Právní titul

Upřesnění právní povinnosti

Doba uložení / lhůta pro výmaz

Evidence obyvatel papírová

Právní povinnost - základní evidence pro navazující agendy

Přihláška k trvalému pobytu

Právní povinnost

Zákon 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech (Zákon o evidenci obyvatel)

V případě úmrtí nebo odstěhování se přeřadí do mrtvé kartotéky

Mrtvá kartotéka papírová (karty vyňaté z evidence)

Archivace

Přihláška k trvalému pobytu

Právní povinnost

 

dle zákona

Evidence obyvatel počítačová

Právní povinnost - základní evidence pro navazující agendy

Přihláška k trvalému pobytu

Právní povinnost

Zákon 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech (Zákono evidenci obyvatel)

dle zákona

Archiv změn - úmrtí, svatby, rozvody, přestěhování)

Evidence změn obyvatel

Přihláška k trvalému pobytu

Právní povinnost

 

dle zákona

Evidence zpráv ze Stavebního úřadu

Evidence

Stavební dokumentace se jménem stavebníka

Oprávněný zájem

 

dle zákona

Předávání údajů na soud

Povinnost ze zákona

Sdělení o pověsti a chování

Právní povinnost

 

není uloženo na OÚ

Legalizace a vidimace - ověření podpisu a ověření listin

Povinnost ze zákona

Ověřovaná listina, jméno, podpis, datum a místo narození, bydliště, číslo dokladu totožnosti

Právní povinnost

 

dle zákona

Pokladna

Evidence příjmů a výdajů obce přes pokladnu

Příjmové a výdajové doklady

Právní povinnost

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let

ze zákona 10 let

Účetnictví

Právní povinnost

Faktury přijaté, faktury vydané, pokladní doklady.

Právní povinnost

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let

ze zákona 10 let

Zpřístupnění účetnictví a evidencí - auditorům (z kraje nebo jiná firma)

Právní povinnost

Doklady z účetnictví

Právní povinnost

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let

není uloženo na OÚ

Evidence smluv. Dodávky pro obec apod., nájemní smlouvy (smlouva o výpůjčce) k pronájmu obecních nemovitostí apod. Smlouvy s občany ohledně poplatků - popelnice.

Zajištění smluvních dodávek pro obec

Osoby uvedené ve smlouvě - OSVČ, jednatelé firem, občané - např. poplatky.

Uzavření nebo plnění smlouvy

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let

dle zákona

Evidence psů - seznam občanů, kteří mají psa -počet, platba.

Výběr poplatků za psy

Jméno a příjmení, číslo popisné

Oprávněný zájem

 

5 let

Úřední deska - fyzická

Právní povinnost

různé

Právní povinnost

Zákon 500/2004 Sb. Správní řád

dle zákona

Úřední deska elektronická

Právní povinnost

různé

Právní povinnost

Zákon 500/2004 Sb. Správní řád

dle zákona

Spisová služba - došlá a odeslaná pošta

Právní povinnost

Jméno a obsah písemnosti

Právní povinnost

Zákon 500/2004 Sb. Správní řád

dle zákona

Kamerový systém se záznamem - u sběrného místa.

Ochrana majetku

Videozáznam

Oprávněný zájem

 

1 měsíc

Povolení kácení

Právní povinnost

Jméno, parcelní číslo.

Právní povinnost

 

dle zákona

Příspěvky na ČOV domovní

Oprávněný zájem obce

Žádost a zápis o kolaudaci

Oprávněný zájem

 

ze zákona 10 let

Registr obyvatel - agenda Ohlašovny - správa dat, Portál veřejné správy  - portal.gov.cz

Právní povinnost

Jméno, číslo popisné, datum narození, národnost

Právní povinnost

 

dle zákona

Seznam jubilantů - sestava z Triady

Blahopřání a dárky k jubileům

Jméno a věk

Oprávněný zájem

 

zveřejňuje se pouze jméno bez věku

Zveřejňování fotografií na webu obce a poskytování Zpravodaji.

Zveřejňování fotografií z událostí v obci

Fotografie

Oprávněný zájem

 

zveřejňuje se pouze jméno bez věku

Personální a mzdová evidence zaměstnanců úřadu.

Zajištění povinností pracovně-právních vztahů

Kontaktní údaje, údaje pro výpočet mezd, daní a pojištění

Uzavření nebo plnění smlouvy

 

dle zákona

Předávání informací včetně osobních údajů Policii ČR

Právní povinnost

Osobní údaje zaměstnanců a obchodních partnerů včetně dokladů

Právní povinnost

Zákon o Policii České republiky č. 273/2008 Sb.

není uloženo na OÚ

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly - jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.
Doba uložení - znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.
Zdrojem údajů jsou osoby, jejichž údaje zpracováváme, z externích zdrojů získáváme pouze:

  1. informace ze státního rejstříku Evidence obyvatel – údaje o přestěhování, narození a úmrtí
  2. zprávy ze Stavebních úřadů

Osobní údaje předáváme pouze v těchto případech:

  1. Přihlášení občana k trvalému pobytu do Registru obyvatel
  2. Na základě vyžádání soudů sdělení o pověsti a chování
  3. Na Stavební úřad Černilov přidělení čísla popisného
  4. Policii ČR ze zákonné povinnosti

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo

Upřesnění

Požadovat výpis

Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup.

Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu.  

Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.

Požadovat opravu

 

Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění. 

Požadovat výmaz

 

Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul.

Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.

Požadovat omezení zpracování 

Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.

Podat námitku proti zpracování

Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Toto se týká zveřejňování fotografií z událostí v obci. V případě, že byste nesouhlasili se zveřejněním některé z fotografií, sdělte nám svoji žádost, kterou následně posoudíme.

Odvolat souhlas se zpracováním

To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.

Požadovat výpis v přenositelném formátu

 

Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu. 

Podat námitku proti automatizovanému rozhodování

Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.

Podat stížnost na dozorový úřad

 

V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.

5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost na Obecní úřadě v úředních hodinách, kde Vám bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu a bude s vámi sepsána žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně. Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

  1. uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
  2. odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

  1. zašlete ji e-mailem na adresu poverenec@sluzby-gdpr.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
  2. Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky obce: ujia6mc

Uveďte do ní:

  1. Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
  2. O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
  3. Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
  4. Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.