Jste zde

Informace o zpracování osobních údajů na Obecním úřadě Librantice

Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme, že v souvislosti s vedením agend Obecního úřadu provádíme zpracování vašich osobních údajů.

1. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je Obecní úřad Librantice, Librantice 80, 503 46.
Kontaktní údaje Pověřence pro ochranu osobních údajů jsou: Ing. Petr Štochl, poverenec@sluzby-gdpr.cz.

2. Tabulka zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů	Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Upřesnění právní povinnosti	Doba uložení / lhůta pro výmaz
Evidence obyvatel papírová	Právní povinnost - základní evidence pro navazující agendy	Přihláška k trvalému pobytu	Právní povinnost	Zákon 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech (Zákon o evidenci obyvatel)	V případě úmrtí nebo odstěhování se přeřadí do mrtvé kartotéky
Mrtvá kartotéka papírová (karty vyňaté z evidence)	Archivace	Přihláška k trvalému pobytu	Právní povinnost		dle zákona
Evidence obyvatel počítačová	Právní povinnost - základní evidence pro navazující agendy	Přihláška k trvalému pobytu	Právní povinnost	Zákon 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech (Zákono evidenci obyvatel)	dle zákona
Archiv změn - úmrtí, svatby, rozvody, přestěhování)	Evidence změn obyvatel	Přihláška k trvalému pobytu	Právní povinnost		dle zákona
Evidence zpráv ze Stavebního úřadu	Evidence	Stavební dokumentace se jménem stavebníka	Oprávněný zájem		dle zákona
Předávání údajů na soud	Povinnost ze zákona	Sdělení o pověsti a chování	Právní povinnost		není uloženo na OÚ
Legalizace a vidimace - ověření podpisu a ověření listin	Povinnost ze zákona	Ověřovaná listina, jméno, podpis, datum a místo narození, bydliště, číslo dokladu totožnosti	Právní povinnost		dle zákona
Pokladna	Evidence příjmů a výdajů obce přes pokladnu	Příjmové a výdajové doklady	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let	ze zákona 10 let
Účetnictví	Právní povinnost	Faktury přijaté, faktury vydané, pokladní doklady.	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let	ze zákona 10 let
Zpřístupnění účetnictví a evidencí - auditorům (z kraje nebo jiná firma)	Právní povinnost	Doklady z účetnictví	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let	není uloženo na OÚ
Evidence smluv. Dodávky pro obec apod., nájemní smlouvy (smlouva o výpůjčce) k pronájmu obecních nemovitostí apod. Smlouvy s občany ohledně poplatků - popelnice.	Zajištění smluvních dodávek pro obec	Osoby uvedené ve smlouvě - OSVČ, jednatelé firem, občané - např. poplatky.	Uzavření nebo plnění smlouvy	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. - 10 let	dle zákona
Evidence psů - seznam občanů, kteří mají psa -počet, platba.	Výběr poplatků za psy	Jméno a příjmení, číslo popisné	Oprávněný zájem		5 let
Úřední deska - fyzická	Právní povinnost	různé	Právní povinnost	Zákon 500/2004 Sb. Správní řád	dle zákona
Úřední deska elektronická	Právní povinnost	různé	Právní povinnost	Zákon 500/2004 Sb. Správní řád	dle zákona
Spisová služba - došlá a odeslaná pošta	Právní povinnost	Jméno a obsah písemnosti	Právní povinnost	Zákon 500/2004 Sb. Správní řád	dle zákona
Kamerový systém se záznamem - u sběrného místa.	Ochrana majetku	Videozáznam	Oprávněný zájem		1 měsíc
Povolení kácení	Právní povinnost	Jméno, parcelní číslo.	Právní povinnost		dle zákona
Příspěvky na ČOV domovní	Oprávněný zájem obce	Žádost a zápis o kolaudaci	Oprávněný zájem		ze zákona 10 let
Registr obyvatel - agenda Ohlašovny - správa dat, Portál veřejné správy - portal.gov.cz	Právní povinnost	Jméno, číslo popisné, datum narození, národnost	Právní povinnost		dle zákona
Seznam jubilantů - sestava z Triady	Blahopřání a dárky k jubileům	Jméno a věk	Oprávněný zájem		zveřejňuje se pouze jméno bez věku
Zveřejňování fotografií na webu obce a poskytování Zpravodaji.	Zveřejňování fotografií z událostí v obci	Fotografie	Oprávněný zájem		zveřejňuje se pouze jméno bez věku
Personální a mzdová evidence zaměstnanců úřadu.	Zajištění povinností pracovně-právních vztahů	Kontaktní údaje, údaje pro výpočet mezd, daní a pojištění	Uzavření nebo plnění smlouvy		dle zákona
Předávání informací včetně osobních údajů Policii ČR	Právní povinnost	Osobní údaje zaměstnanců a obchodních partnerů včetně dokladů	Právní povinnost	Zákon o Policii České republiky č. 273/2008 Sb.	není uloženo na OÚ

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly - jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.
Doba uložení - znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.
Zdrojem údajů jsou osoby, jejichž údaje zpracováváme, z externích zdrojů získáváme pouze:

informace ze státního rejstříku Evidence obyvatel – údaje o přestěhování, narození a úmrtí
zprávy ze Stavebních úřadů

Osobní údaje předáváme pouze v těchto případech:

Přihlášení občana k trvalému pobytu do Registru obyvatel
Na základě vyžádání soudů sdělení o pověsti a chování
Na Stavební úřad Černilov přidělení čísla popisného
Policii ČR ze zákonné povinnosti

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo	Upřesnění
Požadovat výpis	Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup. Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu. Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.
Požadovat opravu	Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.
Požadovat výmaz	Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul. Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.
Požadovat omezení zpracování	Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.
Podat námitku proti zpracování	Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Toto se týká zveřejňování fotografií z událostí v obci. V případě, že byste nesouhlasili se zveřejněním některé z fotografií, sdělte nám svoji žádost, kterou následně posoudíme.
Odvolat souhlas se zpracováním	To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.
Požadovat výpis v přenositelném formátu	Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu.
Podat námitku proti automatizovanému rozhodování	Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.
Podat stížnost na dozorový úřad	V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.

5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost na Obecní úřadě v úředních hodinách, kde Vám bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu a bude s vámi sepsána žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně. Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

zašlete ji e-mailem na adresu poverenec@sluzby-gdpr.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky obce: ujia6mc

Uveďte do ní:

Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.